系统分为三个部分，分别为：
- 协同办公——协同办公的基本功能
- 档案管理——档案管理系统的全部功能
- 系统管理——系统用户、权限及其它必要的管理及设置
以乐高iOA为基础，结合二维条码或RFID技术，实现对档案的规范管理及协同应用。
协同办公部分：该部分的主要目的是实现组织内部的协同及无纸化办公。
- 在线沟通：
分为：即时交流、在线调查、员工论坛三个功能
作为组织内的员工间涉及工作方面的交流平台，结合了电话、邮件、QQ、MSN等主要沟通功能，不仅规范了组织内部的工作沟通行为，同时还能协同员工的沟通内容，，使组织管理更加即时方便快捷。
- 公共信息：
作为一个功能，内容可细分为组织新闻、通知、规章、知识
作为组织文化展示的共享平台，实示展现组织的各种信息、资讯。信息的发布经过相应的审批流程，同时还可以确定信息的接收范围，在共享组织公共信息资源的同时，做到对这些信息的可控性、可操作性。除了体现出信息共享的作用，还为组织的知识积累提供了一个有效的管理工具。
- 个人办公：
分为：待办事项、待阅信息、日程、日记/计划、通讯录、我的建议、个人短语/相册/收藏等主要功能
组织内的任何一个员工，都可以通过此平台，办理属于自己的办公事务；完善的主动提醒功能，随时提醒自己需要办理的各种事务；丰富的个性化功能，为展现个人的风采提供了平台。
- 行政办公：
分为：会议管理、车辆管理、资产管理等三个功能
以工作流为基础，将组织内涉及到行政办公的事务集中起来，实现网络协同及无纸化办公，不仅规范了组织内的行政管理方法、提高了管理水平，同时还实现了“事找人”的主动提醒办公，减少因人为因素而出现不必要的遗漏。
档案管理部分：档案管理的核心功能，实现对物理及电子档案的一体化管理，以下所有功能，都可以分为物理档案及电子档案两个部分，即可以两者同时使用，也可以分别使用。
- 借阅导航：
为初次进行档案借阅的人提供的借阅向导，帮助不熟悉的用户理解借阅过程。
- 内部借阅：
分为：快速借阅、借阅申请、我的档案柜
快速借阅，针对有档案借阅权限的用户，提供的快速查看电子档案，该功能需要电子化档案的支持，借阅过程不需要管理员审批，借阅记录自动生成；
借阅申请，需要详细查看的档案，无论是电子还是实物的，需要通过该功能进行申请，得到审批后才可以看到档案；
我的档案柜，记录所有个人的档案借阅记录。
- 外部借阅：
分为：借阅申请，档案查阅、借阅记录
主要为非组织内人员借阅查看档案设计的功能，外部人员先到组织的接待处提出借阅申请，由接待人员通过系统提交申请书，并填写外来借阅人基本信息，系统同时生成随机档案查阅密码；
档案查阅，当外部人员的借阅申请获得审批后，借阅人员根据获得的随机档案查阅密码在指定的设备上（如接待处的某PC机上）、指定的时间内查阅，过期自动终止借阅；
借阅记录，外部人员的档案借阅记录留存；
说明：该功能也可以将外来借阅扩展到互联网上，借阅人员通过互联网自行提交借阅申请，然后通过互联网在指定的时间内查看所借阅的档案。
- 借阅管理：
分为：借阅登记、借阅审批、借阅归还、历史借阅
借阅登记，针对没有条件进行申请的用户，直接到档案存放处借阅的，直接进行借阅登记；
借阅审批，通过系统提交的借阅申请，都在此处进行审批，如果是实物档案的借阅，还需要在此处进行领档登记，领档登记可以结合二维条码，直接扫描识读，无需人工输入；
借阅归还，如果是电子档案，借阅到期后自动归还，如果是实物档案，在此处进行归还登记，可以结合二维条码，直接扫描；
历史借阅，所有借阅过程记录的查询留存。
- 档案管理：
该部分功能主要为档案管理人员使用，分为：档案登记、档案查询、档案管理、档案统计、档案清查、条码打印、档案分类
档案登记：即档案入库，将归档的档案导入到系统中（仅档案核心信息列表，即表单部分），可以单条录入，也可以批量导入。同时，指定电子档案的目录及对应图象位置（文件位置），指定物理档案存放的位置（档案柜位置）；
档案查询/管理：可以查询、更新、或维护档案信息，此功能针对档案管理人员，因此查询时不受权限控制；
档案统计：根据自定义的统计条件（档案列表表单中有的信息）以图表的方式统计出需要的数据，可以获得统计结果的明细，并导出其它格式的数据（如Excel）
档案清查：结合二维条码，与PDA掌上识读设备，工作人员先到档案馆扫描现存的所有档案，再将数据导入到系统中进行比对，给出清查结果（是否在库、是否被借出、是否缺失）；
条码打印：系统自动生成指定档案的二维条码，并可以通过专用条码打印机打印出条码（二维条码用于粘贴至物理档案上，代替手工抄写，便于借阅、清查时快速扫描）；
档案分类：定义档案的分类属性，包括名称、代码、借阅默认时长、详细表单内容、查询及列表上可显示的字段、生成的二维条码所包含的内容等（可包含中文信息）。
- 权限设置：
主要是对档案的借阅权限进行管理设定，详细可以参考《精确权限设计》中的说明。
乐高软件的档案管理系统，其主要定位在于解决组织对于大批量的档案进行管理维护，并且方便的利用电子化档案。在这个基础上，乐高软件还进行了更加深入的研究，通过对档案数据的分析和挖掘，提出了电子档案的关联并档，以及一体化数字档案馆的建设，详细可以查看乐高软件在这两个方面的研究成果。
系统管理部分：对系统进行基本的设置和控制。
- 主要包括：组织管理、职务管理、权限管理、用户管理、打印管理、系统设计、数据字典维护、日志管理等，此处不再一一说明。
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