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介绍

    固定资产管理在实际工作中较为繁琐,往往在各机构中都被疏忽 ,如何能真正摸清自家家底,达到固定资产账账、账实相符的管理目标,形成有序、良性的资产变更、使用过程 记录,减轻资产盘点工作量,是我们每个单位都应该思考的重点。

一、普遍存在的不足

  • 固定资产账账不清、账实不符
    在实际资产管理过程 中,财务账目、使用账目分别由不同的部门管理,经常在资产使用分配过程中不一致;同时,在长期的使用过程 中,资产使用账目与实物资产之间存在不符;另外,由于人员调动,资产主管人员更换,交接不清等种种因素, 导致在实际的资产管理中,账务记一笔账,资产管理部门记一笔帐,实物资产又是另外一样,这三者完全不一样 。
  • 实物与账目系统不能建立联系,不能有效清查
    在我们遇到的 机构中,实际资产中有管理好的,会粘贴资产说明标签,有的什么都不贴,这让固定资产电子管理系统不能有效 的与实际资产进行连接,清查工作往往靠人点,大大降底了清查的可操作性。
  • 缺少固定资产有效管理办法,不能资产管 理持续化
    固定资产管理,最怕的就是下大力气清查盘点,可又没有有效的管理手段持续坚持下来,导致资产 管理抓一次清楚一次,过一段时间又陷入混乱状态。没有一个有效的电子化管理手段和固定资产管理制度,将会 制约固定资产持续化管理。

二、解决办法

    固定资产管理历来都是管了又乱,乱了又管的死循环状态,因此 必须对现有的固定资产管理模式要有更进一步的提升。实施固定资产电子化管理手段,明确资产使用人及存放地 点,实现固定资产动态监管,达到固定资产账账、账实相符,才是固定资产管理的终极目标。

    为了能够达到固定资产电子化管理目标需要:

  • 全面的现场实物盘查,核实型号、品牌、使用人、使用地点
  • 贴二维条码标签,分清公用资产、科室资产,制作房间固定资产标牌
  • 录入资产管理系统,完善资产系统管理办法,实现电子化管理

三、工作步骤

  1. 实物全面盘查、账目整理核对
    • 盘查目的:盘查目的是为了对历史及现有的固定资产做一次全面的摸底,清楚资产的 真实数量,及使用分布情况,形成统一的资产账目
    • 盘查依据:固定资产管理部门提供的实物设备表;财务部门提供的固定资产明细账目
    • 盘查范围:包括信息化设备(指电脑、移动硬盘,打印机,传真机、相机、GPS等设备 )、电器、办公桌椅、设备、家具、汽车。
    • 盘查工作:整理并合并不同来源的固定资产明细表,形成标准的固定资产账目信息; 全面现场实物核对并记录,包括机构分中心、车库、库房、机房,全复盖工盘查
  2. 固定资产标签、房间内固定资产标牌实施

    实施目的:

    • 固定资产标签是对资产的属性说明,不仅记录资产名称使用人等相关属性,同时含有二维条码,通过手持 PDA设备可以快速实现清查,提高清查的可操作性。
    • 房间内固定资产标牌,记录了本房间内资产名录,可以有效确保资产使用限定科室限定房间。

    固定资产标签技术标准:

    • 为了便于肉眼分辨分两种颜色,白色:科室资产使用、亚银色:公共区域资产使用
    • 标签采用62mm × 36mm
    • 标签内容含有:资产编号、资产名称、资产分类、生产厂家、规格型号、使用人、生产日期、二维条码
    • 其中二维条码应用PDF417二维条码技术,通过手持PDA设备扫描唯一的资产编号用来与信息化系统实现物与 网的连接,内容包括标签中的内容及资产的价格等

    固定资产标签实施标准:

    • 位置:尽量在便于手持设备可扫描的位置,一般位于物体的右上角
    • 对于普通资产粘一个条码,如果一个固定资产由多部件组成,则会对应对个条码,如电脑两个条码,主机 和显示器都会有对应的条码,一个会议桌由10个组成,就会对应10个条码

    固定资产标标牌实施标准:

    • 固定资产标牌的制作采用A3纸张大小的亚克力透明材质,名录表使用淡蓝色压花纸,记录本部门资产拥有 数量,背面附固定资产管理办法,通过打印形成名录表,侧插入标牌里

     

     


     

  3. 入信息化系统实现资产动态管理

成果数据即合并后的固定资产明细表数据,导入OA系统固定资产管理模块,实现动态监管。

 

附:固定资产管理模块使用截图

 

 

相关技术设备-PDF417二维条码

    PDF417码:是美国符号科技(Symbol Technologies, Inc.)发明的 二维条码,其以图形新式印刷在标签纸上,通常可以记录文字等信息,本方案中主要利用PDF417二维条码,记录 固定资产的属性信息,如资产名称、分类、使用人、价值等,同时还记录固定资产的编码,通过二维条码识别器 可以实现固定资产与信息化系统的物与网的连接。


相关技术设备-手持PDA条码识别设备

    手持PDA条码识别设备即一般为带有锂电独立供电的,且具有激光扫描头,可以识别二 给条码的PDA设备。在本方案中,该设备主要可以对固定资产进行清查,只需要扫描资产条码,即可识读并记录 固定资产,结合电子管理系统,可实现定期的固定资产清查


相关技术设备-条码打印机

    条码打印机,是可以批量打印条码的专用设备,条码内容可以自定义。在本方案中,条 码打印机,专门用来打印固定资产条码输出的。




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