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电子档案关联并档

  以人事档案为例,传统的档案管理系统,可以完成对人事档案的查询管理,还可以象乐高iDCM系统那样,实现电子化档案的远程查阅。现实工作中,我们在查阅档案时,除了需要了解当前查阅档案卷宗内的详细信息,还有一个很重要的需求——同时了解与该档案中提到的其它相关联的档案的信息。以人事档案为例:当我们需要了解某人的信息(如张三),通过档案系统查到了该人员的档案内容,但信息还是不够全面,我们还需要了解与张三有关人员的信息或档案,比如张三的父母、夫妻、子女的相关信息,这时,传统的档案系统就不能满足我们的要求,就需要我们逐个的进行查阅了。

  经过多年的研究,在乐高iDCM档案条码管理系统的基础应用上,乐高软件同进对档案的数据进行了分析研究,在国内提出了电子档案的关联并档,并率先研发出了电子档案关联并档系统。以国土部门为例:

  当我们需要了解某个地块的使用权属时,除了要知道当前土地使用权人是谁外,还需要了解该宗土地,是通过什么方式取得的(比如通过其它单位转让取得、在土地储备中心通过招拍挂方式取得),其之前的征地是如何办理的;该宗土地,是否抵押给了其它机构、是否被法院等查封,当前的土地使用权人,是否对其使用权进行了转让、变更等。这时,就需要通过电子关联并档的方式,将这些关系梳理出来,以结构图形的方式展现出来,如下图所示:

  上图以树枝状的结构图,展现出查询人查看的编号为“0372”的土地信息,其来源方式(预审、征地、供地),使用权的演变过程(右侧内容显示区显示的树枝状图形)。查询人在档案相关档案时,除了能看到查询档案本身的信息,还可以通过关联的电子并档系统,以图形化的方式,一目了然的了解到与其有关的其它档案信息。

  由于电子档案关联并档系统有一定的行业应用区别,因此,在实际应用中,乐高软件需要与用户先进行沟通,对图形的展现形式等作适当的调整。欲了解详细信息,请与我们联系。

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