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产品 - Legaosoft 当前位置:首页4产品4iDCM档案条码管理系统
4 iOA协同管理平台
4 iDCM档案条码管理系统
iDCM产品简介
应用价值
功能介绍
精确权限设计
电子档案关联并档
一体化数字档案馆
4 iACM认证业务管理系统
4 iWEB组织信息门户管理系统
4 固定资产二维条码电子化管理系统
4 项目定制开发服务
4 高清图集实现
4 电子期刊实现
4 多媒体课件实现
4 产品体验中心
4 产品购买登记
iOA协同管理
员工快乐工作,组织高效运作
iDCM档案条码管理
结合二维条码的一体化档案系统
iACM认证业务管理
功能完善的ISO认证管理系统
iWEB组织信息门户管理
优秀设计与先进互动技术的结合
应用价值
 我们都这样管理档案:
  1. 出入库:采用纸质或Excel方式记录,以便了解出入库情况。
  2. 存放:业务不断增长,历史档案随之增加,建设超大物理空间用于存放档案。
  3. 利用:借阅归还采用纸质或Excel方式记录,以便规范管理。
  4. 管理:采用Excel建立档案列表,方便统计;采用人工方式对档案进行清查核对。
  5. 电子化:为便于利用,将档案全部扫描成图像文件后,放到单位的服务器上,共享方式查看。
 我们都知道问题所在:
  1. 出入库:这个简单,没什么问题。
  2. 存放:
    大量的业务,需要若干阶段(几个月、几年甚至几十年)才能完成。
    为便于查找,需要将这些阶段的档案都放到一起,只好在摆放档案时预留空位,导致存放空商更加紧张;
    为节约空间,可以按档案产生时间的顺序存放,但查找时又非常不便;
    大量过期档案,既没有多少保留价值,又不便随意处理,真有点“食之无味、弃之可惜”。
  3. 利用:
    借阅管理不足,纸质的借阅登记,一是查询困难,二是对于很多快速查看者(看几分钟的),现实条件中纸质借阅登记形同虚设,三是对档案控制困难,借出和归还容易出现档案缺失;
    珍贵历史档案,频繁的查看可能会形成破坏。
  4. 管理:
    查询统计时,每次通过Excel进行,操作复杂且相对专业;
    清查核对时,需要大量人工进行核对,此时纸质借阅登记的缺点暴露的清清楚楚:需要一卷卷核对到底是缺失了还是借出去了。
  5. 电子化:
    电子化方便了我们的查看,解决了过期档案的存放问题,这很好。但如何记录何时何时人看过哪些档案呢?如果有涉秘档案,如何控制查看的权限呢?
 利用乐高iDCM系统,我们可以做得更好:
  1. 出入库:通过系统进行登记导入,可单个也可批量。
  2. 存放:
    入库时对档案进行位置编码,无论如何存放,都可以快速方便的查找定位;
    利用乐高RFID技术,可以实现对档案的精确定位。
  3. 利用:
    借阅管理电子化登记。
    针对电子化档案,实现远程借阅、远程审批、到期自动终止借阅;
    针对实物档案,利用乐高RFID或二维条码技术,无需人工输入,借助扫描设备,轻松完成借阅及归还登记;
    充分利用电子化档案,减少对珍贵档案的破坏。
  4. 管理:
    查询方便,系统提供多种条件,可以方便组合;
    统计简单,设定好不同的统计条件,可以简单快速的给出统计结果和明细;
    清查核对,利用乐高RFID或二维条码技术,通过手持终端设备,快速完成对档案的收集,通过与借阅登记信息进行比对,系统自动给出档案清查核对的结果:哪些档案丢失了、哪些档案被借出不在库了。
  5. 电子化:
    采用完整的权限控制管理手段,可以将每一卷电子化档案的查阅权限精确控制到对应的人、组织;
    针对政府等机构,还可以分为内、外部人员的不同方式进行借阅,使公众可以通过机构提供的查询渠道(办事大厅、互联网)查阅关注的档案。
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