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功能介绍

  系统分为五个部分,分别为:

  • 协同办公——协同办公的基本功能
  • 客户管理——客户信息的全部功能
  • 认证管理——认证业务流程管理 
  • 人力资源——机构工作人员、审核员及专家信息管理 
  • 系统管理——系统用户、权限及其它必要的管理及设置

  由于认证业务具有很强的专业性,涉及到认证部分的功能,不能在此处详细介绍,需要通过现场演示展现,以下的介绍仅作为软件的基本功能简介。

  协同办公部分:该部分的主要目的是实现组织内部的协同及无纸化办公。

  1. 在线沟通:
    分为:即时交流、在线调查、员工论坛三个功能
    作为组织内的员工间涉及工作方面的交流平台,结合了电话、邮件、QQ、MSN等主要沟通功能,不仅规范了组织内部的工作沟通行为,同时还能协同员工的沟通内容,,使组织管理更加即时方便快捷。 
  2. 公共信息:
    作为一个功能,内容可细分为组织新闻、通知、规章、知识
    作为组织文化展示的共享平台,实示展现组织的各种信息、资讯。信息的发布经过相应的审批流程,同时还可以确定信息的接收范围,在共享组织公共信息资源的同时,做到对这些信息的可控性、可操作性。除了体现出信息共享的作用,还为组织的知识积累提供了一个有效的管理工具。 
  3. 个人办公:
    分为:待办事项、待阅信息、日程、日记/计划、通讯录、我的建议、个人短语/相册/收藏等主要功能
    组织内的任何一个员工,都可以通过此平台,办理属于自己的办公事务;完善的主动提醒功能,随时提醒自己需要办理的各种事务;丰富的个性化功能,为展现个人的风采提供了平台。 
  4. 行政办公:
    分为:会议管理、车辆管理、资产管理等三个功能
    以工作流为基础,将组织内涉及到行政办公的事务集中起来,实现网络协同及无纸化办公,不仅规范了组织内的行政管理方法、提高了管理水平,同时还实现了“事找人”的主动提醒办公,减少因人为因素而出现不必要的遗漏。

  客户管理部分:该部分的主要目的是为认证机构提供一个功能细致全面的认证用户信息管理工具,将客户、项目、审前服务等涉及到市场层面的功能全部集中起来,实现规范的管理。

  1. 客户管理:
    分为:客户管理、事件管理、联系人管理
    客户及联系管理除可对客户及联系人信息进行查、增、改、删等基本操作外,还可以设置客户信息在组织可以公开的范围及内容;事件管理记录和保留组织内所有人员与该客户的所有沟通记录,包括组织为客户提供的主动定期服务(如审后追踪等);在该模块上,合作伙伴也可以作为客户的一个分类,在系统中实现规范的管理。 
  2. 合同管理:
    分为:项目建立、合同评审、合同受理
    从客户的认证项目建立开始,到合同的评审、对合同的受理,以及补充审核体系、审核范围变更等,均以工作流为基础,实现对合同的规范细致的管理。 
  3. 审前服务:
    分为:预审服务、再认证管理
    当客户提出预审服务的要求时,有关预审的信息就可以通过该模块管理,除此之外,还包括了对用户的复评(即在认证)信息进行主动提醒的功能。

  认证管理部分:认证业务管理的主要功能部分,从客户的项目建立开始到对审核认证证书的管理等,全部在该部分实现。

  1. 调度工具:
    分为:合同查询、合同接收、人员查询
    可以在此模块接收可以审核的合同,同时可以查询到所有的合同(已经审核、正在审核、即将审核);同时还可以查询检索当前机构可以使用的审核人员及技术专家等信息。 
  2. 审核管理:
    分为:计划查询、拟定计划、延期计划、遗漏计划、暂停计划、撤销计划、特殊审核、已审核计划、审核劳务费管理
    根据审核管理中最常用的分类方法,将审核信息分类提取进行管理操作,增强了系统的可操作性。同时,与客户管理部分的事件管理等结合,做到系统自动生成审核后的定期追踪服务;指定的审核计划一旦形成,还可以通过系统设置的公式自动计算出审核员及审核组长的劳务费用;安排审核计划时,还可以根据审核人员的重要程序进行排序(保证部分审核人员优先安排的权利)。 
  3. 案卷管理:
    分为:案卷查询、案卷接收、案卷转交(审核调试至认证评定)、案卷归档
    其功能分为案卷的接收(即审核关闭)与转交,以及对案卷的归档。现实中很多认证机构这些工作是分两个环节,或者由不同的人员来完成的,这个可以通过权限的控制来解决。该部分功能主要实现对审核企业的审核案卷进行规范的管理。 
  4. 评定管理:
    分为:评定查询、认证评定、评定结论、评定劳务费管理
    主要是对认证评定的结果进行管理和维护,此功能很重要的点在于,新的审核计划必须根据评定的结果来确定(如是否需要补充审核等)。针对评定结论,除了正常的审核工作完成后的认证评定结论,还包括因其它原因对审核企业的证书进行暂停、撤销等行为的评定结论的管理。 
  5. 证书管理:
    分为:证书查询、证书维护、证书上报
    主要对证书进行管理,包括查询、维护,维护证书状态的依据就是评定管理中的认证评定结论,以及证书的数据上报,管理人员可以自行定义上报的内容,格式可以是Access或Excel。 
  6. 费用管理:
    分为:应收费用、实收费用、劳务费用、合作费用
    主要针对市场营销及财务人员,记录与企业合作的合同应收费用,实际已经收到的费用,审核与评定产生的劳务费用,以及与第三方机构合作产生的代理费用等。 
  7. 统计管理:
    分为:企业统计、合同统计、合同执行进度统计、审核计划统计、认证评定统计、证书统计、合同应收统计、实收费用统计、劳务费用统计、合作费用统计
    采用自定义的方式,按时间段(周、月、季、年)统计出需要的报表及其明细,可以方便的输出excel格式统计结果的文档。

  人力资源部分:主要管理认证机构的工作人员、聘用审核人员、技术专家等。

  1. 人员档案
    分为:档案查询、档案管理、专业管理、专业能力评定
    对机构所有人员的基础档案、专业能力、专业能力评定进行管理和维护,可以方便的查询追踪出指定人员的能力获取(专业代码)方式、能力评定过程。 
  2. 注册卡管理
    分为:注册卡查询、注册卡维护、年度确认、人员信息上报
    对机构所有审核人员的注册卡进行查询管理。系统会自动根据审核员注册的注册日期,推算出需要上报的信息,并且自动提醒,目前年度确认上报的时间固定为每年的2月和8月。同时,系统还可以自动生成Access格式的每年度的审核人员的信息,以便上报。

  系统管理部分:对系统进行基本的设置和控制。

  1. 主要包括:组织管理、职务管理、权限管理、用户管理、打印管理、系统设计、数据字典维护、日志管理等,此处不再一一说明。
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